Denne personvernerklæringen er ment å gi informasjon om hvordan og hvorfor Ferd AS, dets heleide datterselskaper, samt deleide selskaper som administreres og forvaltes av Ferd AS, samler inn og behandler dine personopplysninger.
Ferd AS er et familieeid norsk investeringsselskap og vår ambisjon er å skape og utvikle bedrifter, eiermiljøer, organisasjoner og endringer som bidrar til utvikling for enkeltmennesker og samfunnet og dermed setter positive avtrykk. Ferd AS er inndelt i fem forretningsområder; Ferd Capital, Ferd Eiendom, Ferd Impact Investing, Ferd Ekstern Forvaltning og Ferd Sosiale Entreprenører. Medarbeidere knyttet til disse forretningsområder samt administrasjons- og stabsfunksjoner er alle ansatt i Ferd AS.
Ferd AS ved virksomhetens CFO er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av konsernet. Når det gjelder behandling av personopplysninger i det enkelte datterselskap i Ferd-konsernet er det daglige ansvaret delegert til selskapets daglige leder.
Dersom du har spørsmål knyttet til Ferds behandling av dine personopplysninger eller denne personvernerklæringen, kan du kontakte oss på tlf. +47 22 75 47 00 eller e-post post@ferd.no.
Hva er personopplysninger?
Personopplysninger er enhver opplysning som beskriver deg eller som direkte eller indirekte kan knyttes til deg som enkeltperson. Det kan omfatte kontaktopplysninger (navn, telefonnummer osv), identifikasjonsnummer (IP-adresse, kundenummer, cookie-id osv.) og opplysninger om handlinger eller atferd (sider du har besøkt, e-poster du har mottatt osv.).
1. Hvilke personopplysninger behandler vi, og til hva?
Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos leverandører, kunder, samarbeidspartnere, personer som er i kontakt med våre selskap, inkludert private leietakere/boligeiere, og brukere på nettsidene. Vi behandler personopplysninger i henhold til de til enhver tid gjeldende personvernregler og våre interne retningslinjer.
Ferd AS behandler personopplysninger til følgende formål:
1.1 Administrasjon av kunde, leverandør- og andre samarbeidsforhold
Ferd AS behandler personopplysninger som navn, tittel/funksjon og kontaktinformasjon om ansatte hos kunder, leverandører eller andre samarbeidspartnere.
Vi behandler personopplysninger som er nødvendige for å administrere ditt forhold med Ferd AS eller for å sende deg relevant informasjon som du selv ber om.
Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysningene er våre berettigede interesser for å drive virksomheten vår (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f).
Vi sletter dine personopplysninger når de ikke lenger er nødvendig å behandle for formålet de ble innsamlet for, herunder administrere kunde, leverandør- eller annet samarbeidsforhold med Ferd AS.
Administrasjon av forhold til leietakere/boligeiere
1.2 Besvarelse av henvendelser
Når vi mottar og besvarer henvendelser til Ferd AS, for eksempel via e-post eller våre nettsider, behandler vi personopplysninger som navn, tittel/funksjon, telefonnummer, e-postadresse, adresse og andre personopplysninger som samles inn og oppgis i forbindelse med henvendelsen.
Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysningene er avtalen med deg (GDPR artikkel 6 (1) bokstav b) eller våre berettigede interesser i å drive og administrere virksomheten (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f).
Vi sletter dine personopplysninger når de ikke lenger er nødvendig å behandle for formålet de ble innsamlet for, herunder oppfylle avtalen med deg eller besvare og følge opp din henvendelse.
1.3 Rekruttering
I forbindelse med rekrutteringsprosesser behandler vi personopplysninger til søkere som navn, epostadresse og telefonnummer, samt dokumenter søker selv deler med oss, som CV, referanser, søknadsbrev. Behandling av slike opplysninger er en forutsetning for at vi skal kunne vurdere din jobbsøknad og eventuelt tilby deg jobb. Personopplysninger om jobbsøkere samles inn via finn.no sin jobbsøkerportal, via rekrutteringsbyrå/samarbeidspartner eller via epost direkte til Ferd. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysningene er våre berettigede interesser knyttet til rekrutteringsarbeid (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f).
Vi sletter dine personopplysninger når de ikke lenger er nødvendig å behandle for formålet de ble innsamlet for, herunder rekrutteringsprosessen.
I noen tilfeller ønsker vi å beholde din CV og/eller dine søknadsdokumenter i en begrenset periode etter rekrutteringsprosessen er over. Ferd rekrutterer jevnlig nye medarbeidere, slik at nye muligheter kan dukke opp som gjør tidligere søkere aktuelle for ny vurdering. Det rettslige grunnlaget for slik oppbevaring er ditt samtykke i forbindelse med jobbsøknaden (GDPR art. 6 (1) bokstav a).
Vi sletter dine personopplysninger dersom du trekker ditt samtykke til at vi kan beholde din CV og/eller dine søknadsdokumenter.
1.4 Adgangskontroll
I forbindelse med at det gjennomføres adgangskontroll på våre eiendommer behandler vi personopplysninger om ansatte hos våre leietakere i form av navn, stilling eller tilknytning til eiendommen som gir adgang til bygget. Kontaktinformasjon behandles for å opprette adgangskort til personer som trenger det for å komme inn på våre eiendommer, for at vi skal ha oversikt over hvem som befinner seg på våre eiendommer, for at ikke uvedkommende skal ha adgang til våre eiendommer, og av hensyn til sikkerheten til både eiendommene og menneskene som befinner seg der.
Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysningene er vår berettigede interesse å ha oversikt over hvem som har adgang til eiendommene til Ferd AS, og å kun gi autoriserte personer adgang til eiendommene. (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f).
Vi sletter dine personopplysninger når de ikke lenger er nødvendig å behandle for formålet de ble innsamlet for, herunder gjennomføre adgangskontroll.
1.5 Kameraovervåking
Vi behandler personopplysninger i form av videopptak. Overvåkingen har som formål å forebygge og avdekke straffbare handlinger av hensyn til ansatte og andre personer som oppholder seg på våre eiendommer. Det informeres tydelig om at overvåking skjer på eiendommene og at videoopptak slettes etter gjeldende regelverk.
Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i forbindelse med kameraovervåking er vår berettigede interesse i å forebygge og forhindre straffbare handlinger på virksomhetens eiendommer (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f).
Vi sletter videoopptak senest én uke etter at opptakene er gjort, og senest inntil 30 dager etter at opptakene er gjort hvis det er sannsynlig at opptaket vil bli utlevert til politiet i forbindelse med etterforskning av straffbare handlinger eller ulykker.
1.6 WIFI-tilgang
Vi behandler personopplysninger i forbindelse med tilbud om WIFI-tilgang til besøkende og ansatte.
Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysningene er ditt samtykke ved bruk av våre tjenester (GDPR artikkel 6 (1) bokstav a. Det er også i vår berettigede interesse å kunne tilby ansatte og besøkende internettdekning (GDPR art. 6 (1) bokstav f).
1.7 Sosiale medier
Ferd AS bruker LinkedIn og Facebook. Disse sosiale mediene brukes for å gi informasjon til og kommunisere med besøkende på våre bedriftssider på Facebook og LinkedIn.
Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse i å effektivt bruke, administrere og forbedre våre bedriftssider på LinkedIn og Facebook, kommunisere med brukere av bedriftssidene samt utvikle og styrke Ferd AS’ merkevare.
Vi er felles behandlingsansvarlige med LinkedIn og Meta (Facebook) for behandlingen av personopplysninger om deg som samles inn når du besøker våre bedriftssider på Linkedin og/eller Facebook. For mer informasjon om hvordan Meta og Linkedin behandler personopplysningene dine for sine egne formål, se Metas retningslinjer for personvern og LinkedIns personvernerklæring.
1.9 Markedsføringsformål
Vi behandler personopplysninger i forbindelse med ulike markedsaktiviteter. Dette gjelder bl.a. i forbindelse med distribusjon av magasin, kundeundersøkelser og nyhetsbrev. Personopplysningene som behandles for dette formålet er for eksempel kontaktinformasjon. Vi samler opplysninger som navn, epostadresse, bedriftsnavn, samt historikk over dine interaksjoner med Synlighet gjennom epostkommunikasjon (inkludert åpning og klikk).
Vi sender ut nyhetsbrev og kundeundersøkelser til e-postadresser som er registrert som kunder og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte en link som er inkludert i hver enkelt henvendelse.
Når vi sender ut nyhetsbrev og informasjon til kunder som vi har et eksisterende kundeforhold med, er det rettslige grunnlaget for behandlingen vår berettiget interesse i å følge opp kundeforholdet (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f, jf. markedsføringsloven § 15 (3)).
Dersom det ikke foreligger et eksisterende kundeforhold, vil vi innhente et samtykke før markedsføringshenvendelsen til vedkommende (GDPR artikkel 6 (1) bokstav a).
Det er valgfritt å motta markedsføring fra oss, og dette kan enkelt administreres gjennom at du melder deg av nyhetsbrevet eller sender e-post til post@ferd.no.
Dersom du har meldt deg på nyhetsbrev hos oss vil vi lagre data om deg for å kunne sende deg nyhetsbrev. I tillegg lagrer vi data om din atferd knyttet til nyhetsbrevet, for å kunne evaluere effekten av våre utsendelser og gjøre dem bedre og mer relevante over tid.
Vi sletter dine personopplysninger når de ikke lenger er nødvendig å behandle for formålet de ble innsamlet for. Personopplysninger vi behandler i forbindelse med et eksisterende kundeforhold sletter vi når kundeforholdet opphører. Personopplysninger vi behandler i forbindelse med distribusjon av magasin og nyhetsbrev med grunnlag i ditt samtykke sletter vi dersom du trekker tilbake dette samtykket.
2. Bruk av cookies
Ferd AS eier flere ulike nettsider, dette er for eksempel www.ferd.no, www.ferdeiendom.no, www.humlehagen.no, www.hieronymus.no, www.brynsveien14.no, www.klevengard.no, www.hoydamoss.no, www.marienlyst.ferdeiendom.no.
Vi bruker cookies (informasjonskapsler) på våre nettsider. Cookies er små tekstfiler som lagres på din datamaskin. Mer informasjon om cookies og hvilke cookies som benyttes på nettsiden du besøker finnes i cookieerklæringen på våre nettsider.
3. Mottakere av personopplysningene
Vi deler personopplysninger i følgende tilfeller:
4. Overføring av personopplysninger til mottakere i land utenfor EØS
Det er en målsetting for oss at all behandling av personopplysninger skal foretas innenfor EØS. I enkelte tilfeller vil vi likevel benytte tredjepartsleverandører som behandler personopplysninger utenfor EØS.
Overføring til land utenfor EØS som ikke er godkjent av EU-kommisjonen skjer kun hvor overføringen omfattes av nødvendige garantier, f.eks. ved at det EUs standard personvernbestemmelser inngås eller hvis mottakeren (i USA) er sertifisert etter EU – US Data Privacy Framework.
5. Dine rettigheter
Du har rett til innsyn, retting, begrensning, sletting og dataportabilitet i forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger. Du har også rett til å protestere mot vår behandling av personopplysninger. For behandling av personopplysninger som skjer på grunnlag av ditt samtykke etter GDPR artikkel 6 (1) bokstav a, kan du når som helst trekke tilbake ditt samtykke, og vår behandling av dine personopplysninger vil da opphøre.
Dersom du ønsker å utøve noen av de ovennevnte rettighetene, kan du kontakte oss på tlf. +47 22 75 47 00 eller e-post post@ferd.no. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Tar det lenger tid enn 30 dager vil du få beskjed.
Du har også rett til å klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.
6. Informasjonssikkerhet
Ferd AS vil ivareta informasjonssikkerhet knyttet til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Vi begrenser tilgangen til personopplysningene dine til det personalet eller de tredjepartene som skal behandle opplysningene på våre vegne. Disse partene er underlagt strenge konfidensialitetskrav og vi kan utøve sanksjoner eller si opp avtalen dersom disse kravene ikke overholdes.
Vi har etablert rutiner for håndtering av brudd på informasjonssikkerhet og personvernbrudd. Dersom det foreligger brudd som medfører risiko for personvernet til de personopplysningene gjelder, vil vi sende avviksmelding til Datatilsynet så raskt som mulig og når det er mulig senest innen 72 timer etter å ha fått kjennskap til bruddet. Dersom et personvernbrudd med høy sannsynlighet vil påvirke ditt personvern, vil vi også varsle deg.
7. Endringer i personvernerklæringen
Den til enhver tid gjeldende personvernerklæringen vil være tilgjengelig på våre nettsider. Ved endringer i Ferds behandling av personopplysninger, vil erklæringen oppdateres på nettsidene.